Soutien aux établissements pour l’utilisation de Scolago
Aide pour les utilisateurs de la plateforme Scolago
Scolago est la plateforme technologique pour la gestion des remplacements et des suppléances. Cette plateforme vous offre une banque de candidat(e)s autorisé(e)s et qualifié(e)s pour combler vos besoins de remplacement et de suppléance et ce, dans toutes les écoles du territoire. Voici une foule d’informations utiles pour optimiser votre utilisation de la plateforme au sein de votre école!
Informations importantes
- Les directions d’établissement
- Les secrétaires d’école
- Les technicien(ne)s en service de garde
- Éducatrice ou éducateur en service de garde
- Enseignante ou enseignant
- Préposée ou préposé aux élèves handicapés
- Surveillante ou surveillant d’élèves
- Technicienne ou technicien en éducation spécialisée
Vous pouvez avoir plusieurs utilisateurs au sein de votre établissement pour la gestion de la plateforme, notamment la direction d’établissement, les secrétaires d’école et les techniciens en service de garde.
La plateforme intègre également toutes les communications relatives aux demandes. Que ce soit pour l’envoi initial, l’acceptation ou l’annulation, toutes les personnes concernées reçoivent par courriel (ou par notifications) les mises à jour d’information.
Toutes les personnes de votre école qui disposent des accès permettant de transmettre des demandes aux remplaçants recevront les notifications. Les accès permettant de lancer des demandes de remplacement et d’afficher des offres d’emploi viennent avec la réception des notifications par courriel de la part de Scolago.
Remplacements à court terme : « Remplacements » : Les remplacements à court terme sont principalement pour les besoins ponctuels, notamment un remplacement d’un jour. Ce type de demande doit être fait via la section « Mes demandes », en sélectionnant l’option « Trouver un remplaçant ».
Remplacements à long terme et contrats : « Babillard » : Ce type de remplacement s’applique pour une période de plusieurs mois (exemple : invalidité) et doit être fait sous l’onglet « Offres d’emploi ». Prenez note que cette section s’intitule maintenant « Babillard ».
- Évaluer rapidement les candidatures selon vos critères de sélection et communiquer avec les candidats retenus dans les meilleurs délais.
- Informer les personnes ayant manifesté leur intérêt s’ils ne sont pas retenues.
- Si vous comblez votre offre, cliquer sur le bouton comblé pour mettre fin à cette publication.
L’équipe de dotation du CSSDGS est là pour vous aider et vous accompagner dans vos défis de recrutement et de comblement de remplacements et de suppléances.
N’hésitez pas à communiquer avec la personne-ressource attitrée à votre école
Tous les remplaçants et suppléants doivent avoir un compte Scolago et avoir obtenu l’autorisation du Service des ressources humaines du CSSDGS.
Important :
Les remplaçants qui se retrouvent dans Scolago n’ont pas nécessairement un dossier d’employé ouvert au Service des ressources humaines. Assurez-vous qu’ils ont un dossier actif et un matricule. Le cas échéant, veuillez faire compléter les documents nécessaires et les transmettre à l’agente de paie concernée.
Advenant qu’un remplaçant ait accepté votre demande de suppléance et qu’il ou elle l’annule à la dernière minute, nous vous invitons à en faire part au membre de l’équipe de la dotation responsable de votre école. Un suivi sera fait auprès de ce candidat afin d’éviter que la situation se répète et ultimement, une gestion de la candidature sera effectuée par l’équipe.
Pour toutes autres situations rencontrées avec un remplaçant (difficulté d’expression en français, mauvaise attitude, ne se présente pas, etc.), veuillez communiquer avec la personne de l’équipe de dotation désignée pour votre école.
Toute personne désirant faire de la suppléance et des remplacements dans les écoles doit d’abord ouvrir un dossier auprès du Service des ressources humaines du CSSDGS et fournir tous les documents requis. Une nouvelle page dédiée aux futurs remplaçants et suppléants a été créée dans la section Carrière et emploi du site Web du CSSDGS.
Référez un nouveau candidat vers cette page
Note
Si la personne répond aux exigences d’emploi et aux qualifications demandées, un compte Scolago sera ensuite créé automatiquement selon son profil autorisé.
Trucs et astuces Scolago
Scolago est rapide et personnalisable, facile à gérer, et à l’avantage de rejoindre un bassin de personnes dont les candidatures ont toutes été analysées par l’équipe de la dotation.
Formations
N’hésitez pas à partager vos nouvelles ressources pour mieux découvrir la plateforme et optimiser son utilisation!
Si vous avez des besoins de formation spécifiques, n’hésitez pas à communiquer avec nous
Foire aux questions
Une fois votre compte créé, l’équipe de la dotation vous octroiera les accès nécessaires pour l’utilisation des modules de recherche de remplaçants dans un délai de 24 à 48 heures.
Nous vous invitons à consulter le guide d’utilisation Scolago pour connaître la marche à suite.
Aussitôt qu’une candidate ou qu’un candidat manifeste son intérêt, nous recommandons d’analyser sa candidature le plus rapidement possible et de communiquer avec la personne afin de valider son intérêt, ses disponibilités, etc. Une gestion rapide des candidatures augmente vos chances de combler vos besoins! N’oubliez pas de retirer l’offre d’emploi dans Scolago lorsque le poste est pourvu.
Idéalement, si vous devez annuler une demande, vous devez le faire dès que possible. Le délai minimal recommandé est d’une (1) heure avant le début du remplacement pour éviter un déplacement inutile qui pourrait occasionner un paiement en dédommagement.
Veuillez consulter la liste des statuts pour tous les détails.
Les nouvelles candidatures sont traitées quotidiennement par l’équipe de dotation. Il est possible qu’une vérification de pièces justificatives soit nécessaire et que des documents supplémentaires soient exigés, augmentant ainsi le délai de traitement.
- Curriculum vitae
- Relevés de notes (collégial et universitaire)
- Diplômes (collégial et universitaire)
- Brevet d’enseignement, permis d’enseignement ou autorisation d’enseigner valide du Québec, s’il y a lieu
- Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec, s’il y a lieu
- Remplir le formulaire « Antécédents judiciaires »
Il est de votre responsabilité de valider l’identité de la personne qui se présente à votre établissement pour de la suppléance. Assurez-vous que la personne détient bien un dossier d’employé actif au sein du Service des ressources humaines (SRH). Si ce n’est pas le cas, vous devez faire remplir les documents nécessaires à l’ouverture du dossier et les transmettre à l’agente de paie responsable.
Chaque établissement peut créer sa liste de remplaçants favoris afin que les nouvelles demandes lancées leur soient transmises en priorité pour augmenter les chances qu’ils acceptent en premier le remplacement. Il vous suffit de sélectionner le cœur sur la fiche du remplaçant.
Celui-ci deviendra donc rouge.
Vous pouvez bloquer un remplaçant pour faire en sorte que celui-ci ne reçoive plus vos demandes de suppléance. Vous devez sélectionner le cercle avec une barre, voir un exemple.
Celui-ci est activé quand il est rouge. Sachez que lorsque vous bloquez un remplaçant, cela s’applique uniquement pour votre école. Actuellement, le remplaçant peut tout de même manifester son intérêt dans le module « Offres d’emploi ».
Scolago est actuellement la seule et unique voie pour pourvoir les suppléances et les remplacements à long terme. De cette façon, vous vous assurez que les remplaçants et suppléants détiennent les critères et exigences demandés.
Dès qu’une personne accepte une suppléance, elle devient automatiquement indisponible pour la journée entière et ne recevra plus de demande depuis l’application Scolago. Cette fonctionnalité évite qu’une personne se désiste à la suite de l’acceptation d’une suppléance de plus courte durée dans un établissement pour se rendre dans une autre école.
L’équipe de dotation du CSSDGS est là pour vous aider et vous accompagner dans vos défis de recrutement et de comblement de remplacements et suppléances.
N’hésitez pas à communiquer avec la personne-ressource attitrée à votre école
Besoin d’aide ?
L’équipe à la dotation est là pour vous accompagner, que ce soit pour vous offrir de la formation, vous aider lors de l’utilisation ou recevoir vos commentaires afin d’améliorer la plateforme.
N’hésitez pas à communiquer avec la personne-ressource attitrée à votre école
Pour des questions plus générales, communiquez avec nous 514 380-8899, poste 3946.
Support technique – Scolago
Vous avez accès également à plusieurs capsules vidéo concernant divers sujets sous l’onglet Aide de l’application Scolago.N’hésitez pas à partager vos nouvelles ressources pour mieux découvrir la plateforme et optimiser son utilisation!
Si vous avez des besoins de formation spécifiques, n’hésitez pas à communiquer avec nous